Le strutture ricettive in Italia hanno l’obbligo di comunicare i dati degli ospiti alle autorità di pubblica sicurezza. Questo processo avviene attraverso il sistema Alloggiati Web, un portale ufficiale della Polizia di Stato che garantisce sicurezza e tracciabilità delle registrazioni. In questa guida, esploreremo il funzionamento del servizio, i requisiti necessari e le migliori pratiche per la gestione delle registrazioni.
Cos’è Alloggiati Web e a cosa serve?
Alloggiati Web è una piattaforma online che permette a hotel, B&B, case vacanze e altre strutture di inviare i dati degli ospiti alle questure competenti. Questo sistema è stato introdotto per migliorare il controllo e la sicurezza pubblica, sostituendo l’obbligo cartaceo della comunicazione delle schedine alloggiati.
L’uso del servizio è obbligatorio e deve essere eseguito entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Nel caso di soggiorni inferiori alle 24 ore, la segnalazione deve avvenire immediatamente dopo il check-in.
Chi deve utilizzare Alloggiati Web?
L’obbligo di utilizzo di Alloggiati Web ricade su tutte le strutture ricettive che forniscono alloggio a titolo oneroso, comprese:
- Hotel e resort
- Bed & Breakfast
- Agriturismi
- Case vacanze e affitti brevi
- Ostelli
- Campeggi
Anche i locatori che affittano immobili per brevi periodi devono adempiere a questo obbligo, indipendentemente dalla durata del soggiorno degli ospiti.
Come registrarsi e accedere al portale
Per accedere al sistema Alloggiati Web, le strutture devono effettuare una registrazione iniziale presso la Questura di competenza. Il processo prevede:
- Compilazione della richiesta: La struttura deve inviare una richiesta ufficiale alla Questura territorialmente competente.
- Ricezione delle credenziali: Dopo l’approvazione, si riceveranno username e password per accedere al sistema.
- Installazione del certificato digitale: L’accesso avviene attraverso un certificato di sicurezza rilasciato dalla Polizia di Stato.
- Utilizzo del portale: Una volta configurato, il sistema permette la trasmissione giornaliera delle schedine alloggiati.
Procedure per l’invio dei dati
Dopo aver effettuato l’accesso, le strutture devono caricare i dati degli ospiti compilando il modulo disponibile sul portale. Le informazioni richieste includono:
- Nome e cognome dell’ospite
- Data e luogo di nascita
- Numero del documento di identità
- Data di arrivo e partenza
Il sistema permette di caricare i dati manualmente o attraverso il caricamento di file XML generati dai software gestionali.
Sanzioni per il mancato utilizzo di Alloggiati Web
Non comunicare i dati nei tempi previsti comporta gravi sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, penali. Le multe possono variare da 250 a 2.000 euro, a seconda della gravità dell’infrazione.
Inoltre, la mancata registrazione può comportare la sospensione dell’attività ricettiva in caso di recidiva.
Soluzioni per automatizzare la trasmissione dei dati
Molti software gestionali alberghieri offrono l’integrazione con Alloggiati Web, permettendo l’invio automatico dei dati senza dover accedere manualmente al portale. Questi strumenti migliorano l’efficienza operativa e riducono il rischio di errori o dimenticanze.
Problemi comuni e soluzioni
Alcune difficoltà riscontrate dagli utenti di Alloggiati Web includono:
- Problemi di accesso: Spesso causati dal certificato digitale scaduto. La soluzione è rinnovarlo periodicamente.
- Errori nel caricamento dei dati: Controllare sempre che il file XML sia conforme agli standard richiesti.
- Assistenza tecnica: In caso di problemi persistenti, contattare la Questura di riferimento.
Conclusione
Alloggiati Web è uno strumento essenziale per garantire la conformità legale delle strutture ricettive italiane. Seguire le procedure corrette, adottare strumenti di automazione e monitorare eventuali aggiornamenti normativi permette di gestire al meglio le registrazioni degli ospiti in totale sicurezza e semplicità.
